Optimiser l’agencement d’une salle de réunion

En entreprise, la salle de réunion est un endroit stratégique dont l’importance ne peut être négligée. Généralement utilisée pour des points d’équipe, des formations, des comités ou des conférences, il s’agit d’une salle qui accueille les salariés, les partenaires et les clients. Par conséquent, l’image de l’entreprise est en jeu et la productivité des collaborateurs aussi. Il importe donc qu’elle soit convenablement équipée et aménagée pour gagner de la place et offrir un bon confort de travail.

Quel type d’agencement pour quelle salle de réunion ?

De quelle manière avez-vous élaboré l’agencement de vos salles de réunion ? Avant de démarrer, il est important de bien définir les besoins de vos collaborateurs. A chaque salle de réunion, son usage. En effet, la disposition d’une salle de réunion va fortement variée selon s’il s’agit d’organiser des entretiens d’embauche, des brainstormings ou des conférences. La superficie, le type de mobilier ou les équipements seront également impactés. Si vous disposez de peu d’espace et n’avez qu’une ou deux salles de réunion pour toute l’entreprise, il faudra alors opter pour une salle de réunion modulable. Dans ce dernier cas, il faudra s’assurer que les éléments présents dans la salle de réunion puissent être déplacés facilement.

Quelle configuration adopter pour un gain de place ?

Comme vous l’aurez compris, deux facteurs vont fortement influencer l’agencement de votre salle de réunion : la superficie de la salle et le type de travail collectif qui y sera effectué. Ces informations aideront à assurer le confort des participants et à favoriser les échanges.

Toutefois, en règle générale, l’espace minimal occupée par une personne assise est de 60 cm. S’il est nécessaire de prendre des notes, de consulter des documents ou d’utiliser un ordinateur durant la réunion, il faudra alors prévoir une distance minimale de 70 à 80 cm par participant.

Ces facteurs aideront à déterminer le nombre de personnes assises (et donc de chaises) qui pourront rester autour d’une table. De plus, pour une bonne circulation dans la salle, avoir environ 1 m entre la table et les murs est un bon début.

Comment agencer votre espace de réunion ?

L’aménagement d’une salle de réunion ne devrait pas se faire au hasard. La disposition sera un judicieux compromis entre l’espace disponible, la configuration nécessaire et la vocation de la salle de réunion.

Vous pourrez ainsi choisir une table de réunion rectangulaire, ovale, ronde, en forme de U ou de L et la placer au centre de la pièce (ou légèrement en retrait, en fonction des configurations possibles). Vous serez alors en mesure de calculer la capacité d’accueil de votre salle, en fonction des mesures que vous aurez effectué.

Concernant les équipements, vous aurez la liberté de positionner des prises électriques ou des câbles Ethernet aux endroits stratégiques. Il faudra également savoir de quelle manière vous souhaitez projeter vos présentations, via vidéo projecteurs ou sur téléviseur. Il est également judicieux de prévoir des raccordements de câbles HDMI, afin que chaque collaborateur puisse partager son écran depuis sa place. En cas de visioconférence, il sera important de prévoir l’emplacement de la webcam et du micro, puis la disposition des chaises pour que chacun puisse se faire entendre.

Ne négligez pas non plus le confort des participants, en optant pour des chaises rembourrées et dotées d’accoudoirs. L’éclairage devra également être choisi minutieusement. On privilégiera des spots lumineux sur le « devant de la scène » pour les formations et les conférences. Plutôt que d’opter pour un éclairage uniforme lorsqu’il s’agit de brainstorming.

Mais ce n’est pas tout…

Pour conclure, nous insistons sur un point essentiel qui va déterminer le succès de vos salles de réunion. Il s’agit de l’acoustique ! Pour garantir la confidentialité des échanges et la tranquillité des collaborateurs voisins, la gestion du son doit être optimale. Il ne faudra donc pas lésiner sur la qualité des cloisons qui entourent la salle de réunion. Le choix des portes est primordial, car c’est à travers elle que le son se propage en majorité. Tout comme le revêtement au sol et le type de faux plafond vont jouer un rôle essentiel dans la propagation des ondes sonores. Une bonne salle de réunion est avant tout une salle ou l’on peut s’exprimer librement sans perturber le reste de l’entreprise.