Nos conseils pour réussir un aménagement flex office

Le flex office ou bureau partagé, apparu comme une tendance en aménagement de bureau, est devenu une véritable méthode d’organisation des espaces de travail. S’il est bien pensé, le flex office permet une optimisation à la fois des bureaux et une amélioration du bien-être des salariés. Toutefois, le flex office ne s’improvise pas ! Même s’il s’est beaucoup développé en période de crise sanitaire, notamment à travers la généralisation du télétravail. Il nécessite un management particulier pour optimiser ses avantages (espaces mieux adaptés aux besoins, réduction des coûts…) et supprimer ses inconvénients.

Les avantages du flex office

Au niveau de l’entreprise, les coûts centralisés sont en diminution. L’environnement de travail où chaque superficie est valorisée augmente le bien-être et la productivité des salariés, permettant aussi d’attirer et de retenir les éléments de valeur. Il y a des espaces pour tous les besoins : salles de conférence ou réunion, lieu de détente, coworking, pièces isolées… ce qui réduit les pertes de temps. Le flex office est en totale adéquation avec la mutation digitale, d’un côté un équipement informatique parfaitement fonctionnel et de l’autre une organisation hybride qui permet la cohabitation harmonieuse du télétravail et du présentiel. Ce type de structure offre une plus grande autonomie aux cadres dirigeants et aux employés ainsi qu’une réduction du stress. C’est aussi un moyen de ne pas tomber dans la routine puisque l’environnement change. Le flex office booste ainsi la créativité des employés.

Les points de vigilance du flex office

L’absence de bureau personnel peut donner au salarié le sentiment de n’être à sa place nulle part. Si le flex office n’a pas été managé correctement, des tensions entre collègues à propos des bureaux « préférés » peuvent survenir tout comme un manque de rencontres entre salariés, indispensables à la culture d’entreprise comme au bien-être des travailleurs.

Comment réussir un aménagement flex office ?

Le flex office dépasse largement la période de crise sanitaire et se situe sur le long terme mais aussi sur le principe du collectif. La communication doit donc être fluide à tous les niveaux. D’une part, les présences des salariés doivent être notées de manière à prévoir suffisamment de temps à l’avance, les disponibilités au niveau des locaux.

D’autre part, les équipes doivent avoir la possibilité de communiquer entre elles efficacement, sans retard. Si le choix du flex office s’accompagne nécessairement d’une évaluation du taux d’occupation des espaces de travail, il doit aussi s’intégrer aux habitudes des employés même si celles-ci évoluent. En effet, l’équipement doit être disponible pour une efficacité optimale des tâches. Un des points centraux du flex office est l’aménagement de temps collaboratifs. Le caractère hybride du travail entre la maison et l’entreprise peut engendrer un sentiment de solitude et une perte de lien. Les évènements sociaux que l’entreprise va organiser vont resserrer ce lien entre les salariés.

Pour que le flex office atteigne ses objectifs, l’équipement digital permet un accès aux différents outils informatiques ainsi que la possibilité de réserver l’espace qui correspond aux besoins. Le flex office est avant tout, un aménagement des espaces de travail où différents espaces se côtoient : ouverts, fermés, atypiques…des lieux de relaxation ou de concentration, des salles où on peut participer à des visioconférences… Il y aura des bureaux fermés pour pouvoir s’isoler, passer un appel, ce qui diffère de la philosophie de l’open space puisque le flex office prévoit tous les types de besoins. La mise en place du flex office dans une petite ou grande entreprise, passe par un management et une organisation complexe. Faire appel à des entreprises spécialisées, c’est la garantie d’un système fonctionnel qui remplit ses objectifs : gain de temps, réduction des dépenses, bien-être des salariés, meilleure productivité…