Le space planning s’est imposé comme une discipline à part entière de l’aménagement de bureau. Né dans les années 1990 avec l’objectif initial de densifier les plateaux, il s’est profondément transformé pour devenir aujourd’hui un outil stratégique au service de la productivité, du bien-être et de l’image employeur. D’après les dernières études JLL et Leesman, un projet de space planning bien mené permet de réduire de 20 à 30 % la surface louée à effectif constant, tout en améliorant de 15 % en moyenne la satisfaction des collaborateurs.
Améliorer l’ergonomie d’un espace de travail
Le but initial du space planning était d’installer le plus de bureaux possible dans un espace restreint. Cette méthodologie a rapidement évolué vers un objectif d’augmentation de la productivité, puis, plus récemment, vers une approche globale du bien-être et de la flexibilité. Aujourd’hui, le space planning intègre l’aménagement de bureau dans une réflexion complète où cohabitent ergonomie, acoustique, lumière naturelle et modes de travail hybrides.
Agencer un plateau nécessite un travail extrêmement rigoureux : normes SIA, distances minimales entre postes (1,40 m face à face), niveaux d’éclairement (500 lux au plan de travail, 300 lux en circulation), absorption acoustique (αw ≥ 0,60 au plafond dans les zones ouvertes) et respect des ratios de surface. Surnommé “l’art de l’équilibre”, le space planning se décline en deux phases clés :
- Macro-zoning – phase d’analyse en 2D ou 3D qui répartit les surfaces entre espaces collectifs (bureaux en open space, coworking, salles de réunion, salles focus, phone booths) et espaces individuels. Ratio moderne recommandé : 70 % d’espaces ouverts, 30 % d’espaces fermés ou semi-fermés.
- Micro-zoning – phase d’aménagement fin de chaque poste selon les besoins du collaborateur : hauteur d’écran, distance oculaire (50-70 cm), choix d’un bureau assis-debout, orientation par rapport aux fenêtres pour limiter les reflets, rangements dédiés. Ratios indicatifs : 4 à 6 m² par poste en bench, 6 à 10 m² en open space généreux, 8 à 12 m² en bureau individuel.
Faciliter la circulation et les échanges à travers le space planning
Le Space Planner oriente sa réflexion sur la productivité et le confort des salariés. C’est la raison pour laquelle il cherchera à créer des espaces collaboratifs entre les employés et les différents pôles de l’entreprise. Le but est clair : décloisonner les bureaux, rapprocher les équipes et créer du lien sans sacrifier la concentration.
Concrètement, un plateau bien pensé alterne des zones “à volume” (open space, bench), des zones “à volume maîtrisé” (salles focus, cabines acoustiques) et des zones informelles (lounge, tables hautes, cafétéria). La règle des 3-30-3 s’impose progressivement : 3 pas maximum pour atteindre un poste collaboratif, 30 secondes pour trouver un poste libre, 3 minutes pour rejoindre une salle focus.
Cet aménagement intelligent de l’espace est bien plus complexe qu’il ne peut en avoir l’air. Il va également permettre de souligner les valeurs d’une entreprise en faisant la promotion d’un lieu agréable doté d’un réel esprit de groupe. Par ailleurs, il s’agit d’une solution économique non négligeable : en mutualisant les espaces et en assumant un taux de partage de 0,7 poste par collaborateur (modèle flex office), il est possible de réduire jusqu’à 25 % la surface nécessaire, soit plusieurs dizaines de milliers de francs économisés chaque année sur un plateau de 30 postes.
Pourquoi le space planning est-il essentiel aujourd’hui ?
Contrairement à un architecte ou un décorateur d’intérieur, le Space Planner s’attache à étudier les règles de sécurité et la capacité d’accueil de la structure (issues de secours, compartimentage feu, charges structurelles). La problématique écologique joue également un rôle important : intégration d’éclairage LED à détection, choix de matériaux à faible empreinte carbone, mobilier recyclable, préservation de la lumière naturelle par l’orientation des circulations.
Le Space Planner vérifie l’éclairage, le chauffage, la climatisation et l’acoustique de chaque zone afin d’optimiser l’expérience des collaborateurs. Le moindre détail compte : hauteur sous plafond, couleur des revêtements, intensité sonore résiduelle, qualité de l’air. Les bénéfices du Space Planning sont nombreux pour une entreprise :
- Redéfinir le design pour affirmer l’identité de l’entreprise
- Augmenter la productivité globale (+12 à 20 % selon les études)
- Faciliter les échanges entre les différents services et les modes de travail hybrides
- Intégrer les nouveautés technologiques (réservation de salles, capteurs d’occupation, visioconférence)
- Permettre aux collaborateurs de s’approprier un projet commun et renforcer la marque employeur
- Optimiser la surface louée et réduire les coûts immobiliers
Les étapes d’une mission de space planning
Une mission type s’articule autour de cinq étapes, étalées sur 4 à 12 mois selon la taille du plateau :
- Diagnostic : relevé du site, analyse des modes de travail via entretiens et observation, mesure de l’occupation réelle sur deux à quatre semaines.
- Programmation : définition des besoins par pôle, ratio d’occupation, inventaire des zones collectives et individuelles.
- Macro-zoning et micro-zoning : plans 2D puis rendus 3D, scénarios testés avec les équipes.
- Mobilier et finitions : choix du mobilier ergonomique, des cloisons acoustiques, des revêtements de sol et muraux, de la signalétique.
- Déploiement : chantier, installation, accompagnement au changement, mesure des indicateurs post-emménagement (taux d’occupation, satisfaction, absentéisme).
Indicateurs à suivre après un projet de space planning
Un projet bien mené se mesure. Les principaux KPIs à suivre dans les 6 à 12 mois post-livraison :
- Taux d’occupation réel des postes attribués ou partagés (objectif : 70 à 85 %).
- Taux d’utilisation des salles de réunion et des salles focus (objectif : 60 à 80 %).
- Score de satisfaction collaborateurs via enquête interne (NPS workspace).
- Niveau sonore dans les zones ouvertes (cible : ≤ 55 dB en journée).
- Évolution de l’absentéisme et du turnover à 12 mois.
Réorganiser un espace de travail est un changement considérable au sein d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle il faut se montrer rigoureux à chaque étape de sa conception. Il convient donc d’adopter une démarche professionnelle, en s’inspirant des enseignements du space planning. Contactez Class Orga pour un diagnostic de vos espaces actuels et un plan d’action adapté à votre organisation.
